MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA APF

ESCUELA PRIMARIA DR. MARIANO AZUELA

ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PRESENTACIÓN

Este manual contempla la necesidad de uniformar criterios y procedimientos para la ejecución de los proyectos y programas que se emprendan a fin de lograr con mayor calidad y eficiencia los objetivos y metas planeados en cada una de las reuniones de trabajo de la APF.

MARCO JURIDICO

El presente manual se crea de conformidad con la Ley General de Educación y el Reglamento oficial de Asociaciones de Padres de Familia, con el propósito de contar con un instrumento que sirva de guía en la organización, administración y funcionamiento de las Asociaciones de Padres de Familia y sus mesas directivas.

El presente documento se halla conformado de la siguiente manera:

DISPOSICIONES GENERALES

Se expresa en ellas, la guía para la organización y funcionamiento de las Asociaciones de Padres de Familia.

OBJETO, ATRIBUCIONES Y OBLIGACIONES DE LA MESA DIRECTIVA

Establece las facultades de la mesa directiva en cuanto a representatividad, colaboración, participación en la asignación, recaudación y aplicación de las aportaciones económicas de los padres de familia, incluyendo la obligación de rendir información trimestralmente a sus asociados y a las autoridades correspondientes, cuando éstas lo soliciten.

CONSTITUCIÓN O RENOVACIÓN

Indica la fecha en que deben ser renovadas las mesas directivas en cada escuela, además se anota aquí la forma correcta de instalar y desarrollar la reunión para la elección de los nuevos miembros y las indicaciones precisas acerca de quiénes pueden formar parte de las nuevas mesas directivas. También se contempla en este rubro, quienes y por qué pueden ser destituidos en su cargo, así como la manera de nombrar los sustitutos.

FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DE LA MESA DIRECTIVA

Aquí se delimitan claramente las funciones y obligaciones de cada uno de los miembros de la mesa directiva.

DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS ASOCIADOS

Establece objetivamente las obligaciones y derechos de cada uno de los miembros de la Asociación de padres de familia.

FUNCIONAMIENTO

Señala la periodicidad para efectuar reuniones de trabajo, ya sea de los miembros de la mesa directiva, con los miembros de la Asociación de Padres de Familia o con representantes de grupo. Asimismo establece la representación legal de las asociaciones, órganos máximos de gobierno, y manera de buscar solución a conflictos que surjan dentro de la mesa directiva.

REGISTRO

Aquí se da a conocer el plazo para tramitar el registro oficial de la Asociación de Padres de Familia, la documentación que debe presentarse y el conducto para efectuar dicho trámite. Además se anotan las causas por las cuales puede ser negado el registro oficial a alguna asociación.

DOCUMENTOS OFICIALES

ACTA CONSTITUTIVA

Sirve para recabar la información de cómo queda integrada la nueva mesa directiva en cada escuela. Se requiere sea debidamente requisitada con las firmas de los integrantes de la mesa de debate y autoridades educativas. Al final se anotarán los datos que dan constancia del registro del acta de constitución.

PLAN DE TRABAJO

ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN

LIBRO DE ACTAS

LIBRO DE DIARIO Y DE CAJA

DISPOSICIONES GENERALES

El presente manual auxiliará en la organización y funcionamiento de las Asociaciones de Padres de Familia, que se constituyan en las escuelas de Educación Inicial, Especial, Preescolar, Primaria y Secundaria, dependientes de la Secretaria de Educación Pública y Cultura y en las escuelas de este tipo, que la propia Secretaria incorpore con acuerdo de autorización o de reconocimiento de validez oficial de estudios, conforme a la Ley General de Educación.

OBJETO, ATRIBUCIONES Y OBLIGACIONES DE LA MESA DIRECTIVA
DE LAS ASOCIACIONES DE PADRES DE FAMILIA

I.            El objeto de la mesa directiva de las Asociaciones de Padres de Familia será:

a)    Representar ante las autoridades escolares los intereses que en materia educativa sean comunes a los asociados;

b)    Colaborar en el mejoramiento de la comunidad escolar y proponer a las autoridades las medidas que estimen conducentes;

c)    Participar en la asignación, recaudación y aplicación de las aportaciones económicas hechas por los padres de familia, conforme a las actividades señaladas en su plan de trabajo anual, elaborado coordinadamente con la autoridad escolar correspondiente responsable.

II.          Todas las aportaciones solicitadas a los Padres de Familia estarán destinadas para los siguientes rubros:

a) para el mejoramiento y/o reparación del edificio, instalaciones mobiliario, y equipos;

b) apoyo a eventos escolares,

c) adquisición de artículos de aseo y limpieza,

d) adquisición de papelería y artículos de oficina y

e) adquisición de material didáctico y deportivo;

son de carácter estrictamente voluntario y deberán ser ingresadas por la Tesorería a más tardar al siguiente día hábil en la cuenta bancaria de la Asociación de Padres de Familia. Este punto debe ser auditado por el presidente de la Asociación de Padres de familia.

III.        En la primera reunión de trabajo de un nuevo Ciclo Escolar, la Mesa Directiva de la Asociación de Padres de Familia, deberá establecer el importe de la Cuota Anual Voluntaria, considerando que sea suficiente para el financiamiento de los trabajos a desarrollar debidamente planeados durante el Ciclo Escolar Anterior.

IV.         La Mesa Directiva está facultada para solicitar aportaciones especiales a los Padres de Familia para llevar a cabo actividades de Limpieza y Mantenimiento de los salones de clase y para financiar eventos especiales que incrementen los fondos recaudados para el cumplimiento de las actividades consideradas en el Plan de Trabajo del Ciclo Escolar vigente.

V.          La tesorería es responsable de llevar un control de ingresos y egresos, de estas recaudaciones, el dinero sobrante deberá ser ingresado en la cuenta bancaria de la Asociación de Padres de Familia bajo el concepto Donativos para el primer caso y de ingresos por eventos autorizados para el segundo caso. Este punto debe ser auditado por el presidente de la Asociación de Padres de familia.

VI.         Otras aportaciones que por cualquier concepto se recauden antes de que se lleve a cabo la renovación de la mesa directiva, quedarán bajo la responsabilidad de la mesa directiva en funciones, procurando no hacer una inversión total del dinero recaudado para así facilitar a la mesa directiva entrante, el cumplimiento de los gastos extraordinarios en los rubros de:

a) adquisición de artículos de aseo y limpieza y

b) adquisición de papelería y artículos de oficina; realizados para la preparación del nuevo Ciclo Escolar y otras contempladas en su plan de trabajo anual.

La mesa directiva entrante iniciará su gestión tomando como base el saldo del ejercicio anterior. Las aportaciones captadas al inicio del ciclo escolar por la mesa directiva saliente, deberán ser ingresadas en la cuenta bancaria de la Asociación de Padres de Familia y entregadas a la mesa directiva entrante y en caso de haberse invertido, entregar los comprobantes de gastos debidamente requisitados y registrados en los Libros de Ingresos, Egresos y el Libro Contable, junto con el saldo existente a la fecha de la entrega-recepción.

VII.       Para el cumplimiento de su objeto las mesas directivas de las Asociaciones de Padres de Familia tendrán las siguientes atribuciones y obligaciones:

a)    Colaborar con las autoridades e instituciones educativas en las actividades que éstas realicen;

b)    Proponer y promover, en coordinación con los directores de las escuelas, las acciones y obras necesarias para el mejoramiento de los establecimientos escolares y su funcionamiento.

c)    Fomentar la relación entre los maestros, los educandos y los propios padres de familia, para un mejor aprovechamiento de los alumnos y del cumplimiento de los planes y programas educativos.

d)    Propiciar el establecimiento de centros y servicios de promoción y asesoría de educación para adultos y actividades de capacitación para el trabajo, buscando con ello, mejorar la vida familiar y social de sus asociados, así como su situación en el empleo, en el ingreso y en la producción.

e)    Proporcionar a la Secretaría de Educación Pública y Cultura, toda información que éstos soliciten.

f)     Cooperar en los programas de promoción para la salud y participar coordinadamente con las autoridades competentes en las acciones que éstas realicen para mejorar la salud física y mental de los educandos, la detección y previsión de los problemas de aprendizaje y el mejoramiento del medio ambiente.

g)    Rendir informes trimestralmente de sus actividades y movimientos financieros a los representantes de grupo o a la asamblea de padres de familia.

h)    Convocar a las asambleas ordinarias y/o extraordinarias.

i)      Cumplir y hacer cumplir los acuerdos de las asambleas.

j)     Las demás que les confieren el reglamento de las asociaciones de padres de familia, el propio manual de procedimientos y los estatutos de la asociación.

k)    Las atribuciones y obligaciones que anteceden se ejercerán en forma coordinada con los Directores de las Escuelas, asumiendo cada quien su responsabilidad acorde a la función que desempeña, para esto, las mesas directivas deberán abstenerse de intervenir en los aspectos técnicos, administrativos y laborales de las escuelas.

l)      Llevar de manera escrita un archivo de todo lo que le confiere, así como de las solicitudes por parte de la autoridad escolar para mantener un antecedente y sustento de todos los requerimientos tanto por parte de la mesa directiva con las autoridades educativas como de las autoridades educativas hacia la mesa directiva.

m)  Establecer un mecanismo de comunicación eficiente y eficaz entre los asociados para dar a conocer e informar de manera pronta y oportuna los requerimientos de emergencia que por parte de las autoridades escolares surgiesen.

n)    Llevar un libro de actas electrónico que se envíe vía e-mail a cada asociado con un plazo no mayor a 5 días después de celebrada la reunión o asamblea con la actualización correspondiente.

o)    Todo asunto deberá someterse a votación para la aprobación o negación por parte de la mayoría de los asociados.

p)    Cualquier reunión aislada de cualquier miembro de la asociación con autoridades escolares, deberá ser informada a todos los demás asociados con detalle de la misma por escrito y de manera electrónica vía e-mail para su conocimiento y aprobación o negación en la siguiente reunión, de tratarse de alguna solicitud, petición o requerimiento por parte de las autoridades escolares, solicitarles que la presenten por escrito como sustento para acciones a realizar y para el archivo de antecedentes antes mencionado.

CONSTITUCIÓN O RENOVACIÓN

I.            Las mesas directivas de las Asociaciones de Padres de Familia deberán constituirse, renovarse, reestructurarse y registrarse de conformidad con la Ley General de Educación y el reglamento oficial vigente de Asociaciones de Padres de Familia.

II.          En cada establecimiento de Educación Inicial, Especial, Preescolar, Primaria y Secundaria, dependiente de la Secretaría de Educación Pública y Cultura y en los que la propia Secretaría autorice, reconozca o registre conforme a la ley deberá constituirse una Asociación integrada por los padres de familia, tutores; o quienes ejerzan la patria potestad, misma que se renovará anualmente, no en su totalidad, sino en el 50% de sus integrantes.

III.        Los padres de familia, los tutores, o quienes ejerzan la patria potestad debidamente acreditada por resolución judicial, tendrán derecho de formar parte de la mesa directiva de las Asociaciones a que se refiere el presente manual.

IV.         En los locales en que existan dos o más escuelas, se organizara una Asociación de Padres de Familia por cada institución educativa. Si éstas tienen más turnos, se constituirá una Asociación con su respectiva mesa directiva en cada turno.

V.          En el caso de las escuelas particulares incorporadas a la Secretaría de Educación Pública y Cultura donde funcionen distintos niveles educativos (preescolar, primaria y secundaria) en el mismo local, podrá nombrarse una sola mesa directiva representante de los diferentes niveles.

VI.         El nombramiento de la mesa directiva de la Asociación será en asamblea general o, a juicio de sus integrantes, a través de representantes de grupo designados como sigue: en las escuelas de 6 o más grupos, el director nombrará un maestro responsable por cada grupo, cuya responsabilidad será citar a los padres de familia del grupo asignado y presidir la reunión donde se elegirán los representantes de cada grupo, dando a conocer los puestos que por reglamento corresponde cambiar, conforme al siguiente criterio:

De 6 a 9 grupos:                5 representantes de grupo

De 10 a 12 grupos:             4 representantes de grupo

De 13 a 24 grupos:             3 representantes de grupo

De 25 a 36 grupos:             2 representantes de grupo

VII.       Las funciones de los delegados serán:

a)    Participar en la reunión convocada por el director de la escuela para la elección de las personas que ocuparán los puestos que por reglamento corresponde cambiar;

b)    Apoyar a la mesa directiva en las acciones que realice.

c)    Asistir a las reuniones a que convoque la mesa directiva.

d)    Servir de enlace entre la mesa directiva y los padres de familia del grupo que representa.

VIII.     La duración de las funciones de los delegados representantes de grupo será un ciclo escolar. 

IX.         Los directores de las escuelas convocarán a los integrantes de las Asociaciones de Padres de Familia o a los delegados representantes de grupo, en los primeros quince días del mes de mayo para someter a votación los puestos de la mesa directiva que entrarán en vigencia el siguiente ciclo escolar, para que dentro de los primeros 15 días hábiles siguientes a la iniciación del ciclo escolar, reunidos en asamblea, constituyan o renueven la mesa directiva de forma oficial, levantándose el acta correspondiente debidamente requisitada con las firmas que dan legalidad al acto de elección llevado a cabo en el mes de mayo anterior.

X.          En la asamblea que se celebre para constituir o renovar las mesas directivas, se nombrará una mesa de debates, integrada por un presidente que se encargará de dirigir el proceso de elección; un secretario que será el responsable de levantar el acta correspondiente y recabar firmas; y 3 escrutadores que se encargarán del conteo de votos para cada persona propuesta. Se declararán electos quienes obtengan mayoría de votos.

XI.         Las personas que integren la mesa de debates podrán ser electas para ocupar cualquier puesto de los que corresponde renovar en la mesa directiva.

XII.       El presidente de la mesa de debates, se convierte en la máxima autoridad de la asamblea, está facultado para sancionar los resultados de la misma, inclusive cuenta con la autoridad suficiente para hacer abandonar el recinto a quien o a quienes altere el orden.

XIII.     La autoridad y responsabilidad conferida a los integrantes de la mesa de debates, termina al constituirse o renovarse la mesa directiva y dar fe con su firma en los documentos oficiales.

XIV.      Podrán constituirse Asociaciones Regionales de Padres de Familia cuando la Secretaría de Educación Pública así lo establezca y señale las circunscripciones territoriales respectivas.

XV.       Las mesas directivas se integrarán en la forma siguiente: un Presidente, un Vicepresidente, un Secretario, un Tesorero y doce Vocales.

XVI.      Las mesas directivas se elegirán por dos años y se renovará anualmente la mitad de sus miembros, con excepción de las Escuelas de Educación Inicial, Especial y Preescolar que durarán en su encargo un año.

a.    Si al momento de constituir o renovar la mesa directiva de la Asociación de Padres de Familia de la escuela se presentaran casos de renuncia, destitución, cambio de domicilio, no tener hijos en la escuela o defunción de alguno de los miembros de la mesa directiva, se elegirá a la persona que lo sustituya y durará en su gestión únicamente el resto del año en curso, considerándose como interino.

b.    Si en el transcurso del ciclo escolar se presenta alguna renuncia, destitución o se abandona el cargo para el que hubiere sido electo por parte de cualquier miembro de la mesa directiva, los sustitutos serán electos por la asamblea de representantes de grupo o por la asamblea general, salvo el caso del Presidente, que será sustituido por el Vicepresidente.

c.     Quienes resultasen electos, durarán en sus funciones el resto del tiempo que le quedara a quien sustituye.

d.    Para un nuevo periodo no serán admitidas las candidaturas de personas que ocupen puestos en las mesas directivas de las Asociaciones con igual representación, incluyendo quienes ocuparon un puesto de manera interina.

e.    El Presidente y el Tesorero de las mesas directivas salientes, deberán entregar a los nuevos Presidentes y Tesoreros electos, la documentación comprobatoria de ingresos y egresos manejados durante su gestión y la información contable y de trabajo conforme a las normas que expida la Secretaría de Educación Pública y Cultura.

f.     Para cumplir con el acto de Entrega-Recepción de documentos, el Director de la Escuela se encargará de citar al Presidente y Tesorero salientes, así como a la directiva entrante, solicitando además la presencia del supervisor de la zona ó su representante. Deberá requisitarse debidamente el acta de Entrega-Recepción de documentos con las firmas de los participantes en la reunión.

g.    Los formatos oficiales (Acta Constitutiva, Plan de Trabajo, Acta de Entrega-Recepción de Documentos), deberán ser entregados oportunamente a cada establecimiento escolar por la Coordinación Estatal de Unidades de Atención a Padres de Familia.

FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DE LA MESA DIRECTIVA

I.            Los integrantes de las mesas directivas tendrán los siguientes derechos y obligaciones:

1. Del Presidente:

a)    Presidir las asambleas;

b)    Representar a la Asociación ante las autoridades escolares y educativas;

c)    Elaborar de común acuerdo con el director de la escuela y demás miembros de la mesa, el plan de trabajo;

d)    Cumplir y hacer cumplir los acuerdos y objetivos aprobados en las asambleas generales, o de representantes de grupo;

e)    Firmar junto con el Secretario toda la correspondencia elaborada por la asociación;

f)     Firmar junto con Tesorero todos los cheques emitidos contra la cuenta de la Asociación de Padres de Familia y todos los recibos expedidos a los padres de familia por el Pago de Cuota Voluntaria;

g)    Una vez terminado su mandato, entregar conjuntamente con el tesorero, toda la documentación generada durante el ejercicio de su función incluyendo los Libros Contables, transfiriendo la cuenta bancaria a los nuevos responsables de la Tesorería y al nuevo Presidente.

h)    En caso de empate en una votación, cuenta con voto de calidad.

2. Del Vicepresidente:

a)    Apoyar las tareas del Presidente coordinar las actividades de la asociación a indicación de éste;

b)    Gozará de voz y voto.

c)    Entregará su cargo al nuevo Vicepresidente al terminar su gestoría.

3. Del Secretario:

a)    Convocar a las asambleas ordinarias y extraordinarias; previamente acordadas, por la mesa directiva y el director del plantel.

b)    Asentar en el libro de actas todas las iniciativas y propuestas que surjan de la mesa directiva, de las asambleas generales, o de representantes de grupo;

c)    Llevar el archivo y conservar actualizado el registro de los miembros de la Asociación, incluyendo la relación de los representantes de grupo.

d)    Entregar al término de su gestoría, la documentación y sello que estuvo bajo su custodia.

e)    Enviar por correo electrónico a todos los asociados los acuerdos tomados en cada reunión de trabajo.

4. Del Tesorero:

a)    Tener al corriente la documentación contable. (Comprobantes de ingresos y egresos);

b)    Extender y firmar los recibos correspondientes que acrediten el pago de las aportaciones voluntarias;

c)    Depositar, a más tardar al día hábil siguiente en la cuenta bancaria, a nombre de la Asociación, las recaudaciones efectuadas;

d)    Atender, junto con el Presidente y Director, las necesidades prioritarias de la escuela de acuerdo con los recursos disponibles;

e)    Informar trimestralmente a la Asociación el estado financiero;

f)     Elaborar inventario pormenorizado de los bienes de la asociación y entregar al término de su gestoría al nuevo Tesorero los documentos y fondos que estuvieron bajo su custodia.

5. De los Vocales:

a)    Auxiliar a los representantes de los grupos llevando a la mesa directiva las necesidades y peticiones requeridas para darles solución inmediata.

b)    Apoyar al Tesorero reuniendo las aportaciones voluntarias de los padres entregando los recibos correspondientes;

c)    Citar a los padres, a través de los representantes de grupo, a las reuniones que sean necesarias para atender las actividades de la Asociación.

II.          Para el cumplimento de su objeto en los términos previstos en este reglamento, las mesas directivas de las Asociaciones de Padres de Familia de las escuelas, tratarán sus problemas, propuestas de soluciones y ofertas de colaboración, con los respectivos Directores de las Escuelas, Supervisores Escolares, Jefes de Sector y demás autoridades educativas.

III.        En caso de detectarse malos manejos de los ingresos captados por la mesa directiva o Director de la escuela, se procederá a solicitar por escrito y avalado con la firma de representante de grupo o padres de familia ante la Coordinación Estatal de Unidades de Atención a Padres de Familia, la realización de una revisión contable. Una vez efectuada dicha revisión y comprobada la desviación de recursos, se turnará a la autoridad judicial correspondiente.

Si algún miembro de la mesa directiva fuera desconocido o destituido de su cargo por actos de deshonestidad o violación al presente reglamento, quedará inhabilitado para formar parte de la mesa directiva del mismo plantel.

DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS ASOCIADOS

                  I.         Son derechos y obligaciones de los miembros de las asociaciones de padres de familia:

a)    Solicitar la intervención de la mesa directiva de la Asociación, para el planteamiento, ante las autoridades escolares competentes, de problemas relacionados con la educación de sus hijos, pupilos o representados;

b)    Ejercer el voto en las asambleas;

c)    Ser electos para formar parte de las mesas directivas;

d)    Cooperar para el mejor funcionamiento de las mesas directivas de las Asociaciones;

e)    Participar en actividades de educación para adultos que emprendan las mesas directivas.

f)     Colaborar, a solicitud de las autoridades escolares, en las actividades culturales y sociales que se realicen en los planteles;

g)    Desempeñar las comisiones que les sean conferidas en las asambleas;

h)    Participar, de acuerdo con los educadores, en el tratamiento de los problemas de conducta y de aprendizaje de sus hijos, pupilos o representados;

i)      Cumplir con las obligaciones que, en el ejercicio de la patria potestad o tutela, les señalen las disposiciones legales correspondientes.

                II.         Los asociados podrán ser suspendidos en sus derechos cuando así lo determine la asamblea de padres de familia, por infracciones graves al presente manual y/o a los estatutos de las Asociaciones. Después de haber sido oído conforme a derecho, lo que tuvieran que alegar en su defensa y, a la vez, podrán ser restablecidos en sus derechos por acuerdo de las propias asambleas.

Igualmente, se suspenderán sus derechos a los tutores, cuando dejen de ejercer la patria potestad por resolución judicial debidamente ejecutoriada.

Se aclara que se suspenden los derechos de los padres pero jamás el de sus hijos o representados.

FUNCIONAMIENTO

                  I.         Son órganos máximos de gobierno de las Asociaciones de Padres de Familia:

a)    La asamblea general de las Asociaciones de cada Escuela;

b)    La reunión de representantes de grupo.

                II.         Los acuerdos tomados por las instancias anteriores tendrán validez legal, siempre y cuando no contravengan lo estipulado en este manual.

              III.         El quórum de las asambleas y de las mesas directivas se integrará con la mayoría de sus miembros, (la mitad más uno)

               IV.         La persona que se encuentre registrada en el padrón oficial de integrantes de la Asociación de Padres de Familia será la única que tendrá derecho a ejercer su voto en las asambleas.

                V.         Los acuerdos de los órganos de gobierno de las Asociaciones de Padres de Familia se tomarán por mayoría de votos. En caso de empate el Presidente tendrá voto de calidad.

               VI.         Las asambleas de las Asociaciones de Padres de Familia de las escuelas, constituidas por representantes de grupo ó por los miembros de la propia asociación, se reunirán para conocer los siguientes asuntos:

a)    Elegir a los integrantes de las mesas directivas que los representen.

b)    Elaborar y aprobar sus estatutos y las modificaciones a los mismos;

c)    Sancionar los informes de los representantes de las Asociaciones;

d)    Decidir sobre la suspensión y restablecimiento de los derechos de los asociados;

e)    Resolver los demás asuntos que, de acuerdo con el objeto de las Asociaciones de Padres de Familia, sometan a su consideración los asociados y,

f)     Designar a un mandatario especial para que se apersone en nombre de la Asociación de Padres de Familia a interponer querellas y/o denuncias en contra de aquellas personas que ejecuten actos tendientes a menoscabar el patrimonio de dicha Asociación.

             VII.         Las asambleas sesionarán en forma ordinaria dos veces al año, cuando menos y, extraordinaria, cuando así lo solicite por escrito a la mesa directiva como mínimo, una cuarta parte de los miembros de la Asociación o igual cantidad de representantes de grupo.

           VIII.         Las mesas directivas celebrarán sesiones ordinarias cada dos meses y extraordinarias cuando las convoque su Presidente o lo soliciten por escrito cuando menos, cuatro de sus miembros.

               IX.         La representación legal de las asociaciones de padres de familia a que se refiere este manual, recaerá;

a)    Mancomunadamente, en el Presidente y el Tesorero de la mesa directiva en todos los asuntos que impliquen manejo de fondos y, en general, cualquier acto de dominio, debiendo avalar con sus firmas todo comprobante de egresos;

b)    En el Presidente de la mesa directiva en los demás casos, si es que la Asociación no hubiere establecido algún mandatario especial y,

c)    En los mandatarios que para efectos específicos designe la propia Asociación.

                X.         Los Directores de las Escuelas, Supervisores Escolares y Jefes de Sector, en su caso, podrán participar, únicamente en calidad de asesores y cooperarán con las asociaciones para el mejor cumplimiento de los objetivos planeados de acuerdo con las instrucciones que reciban de la Secretaría de Educación Pública y Cultura o de los Servicios de Educación Pública Descentralizada del Estado por conducto de las autoridades competentes.

               XI.         Cuando se presente un conflicto entre los miembros de la Asociación de Padres de Familia de la escuela, en primera instancia, se planteará y tratará de resolver internamente (a nivel mesa directiva, asamblea, o con representantes de grupo). En caso de no resolverse el problema, en una segunda instancia se recurrirá al Director de la Escuela, Supervisor de la Zona o al Jefe del Sector y como última instancia se recurrirá a la Coordinación Estatal de Unidades de Atención a Padres de Familia, donde de no resolverse, se turnará al área educativa correspondiente y conjuntamente se llevará el seguimiento de la problemática planteada hasta lograr su solución.

             XII.         Los trabajos que desarrollen los miembros de la mesa directiva y los representantes de las Asociaciones de Padres de Familia serán honoríficos y, en consecuencia, no remunerados.

           XIII.         Las mesas directivas de las Asociaciones de Padres de Familia, conjuntamente con el Director de la Escuela, elaborarán sus estatutos, siempre de acuerdo al reglamento de las Asociaciones de Padres de Familia y al presente manual, mismos que deberán darse a conocer a los integrantes de la Asociación para su conocimiento, aprobación y posibles modificaciones. Además, deberán ser turnados (en original y tres copias) a la Coordinación Estatal de Unidades de Atención a Padres de Familia para su registro oficial.

a)    Los estatutos se elaborarán una sola vez.

b)    Contarán con un plazo de 6 meses posterior a la toma de posesión de la nueva mesa directiva para tramitar su registro.

c)    Estos documentos deberán formar parte del archivo de la Asociación y se entregará a cada mesa entrante.

            XIV.         El domicilio legal de las mesas directivas de las Asociaciones de Padres de Familia de las escuelas, será el mismo que el del establecimiento escolar en que estén constituidas. 

             XV.         Procedimientos de comunicación interna.

a)    Llevar de manera escrita un archivo de todo lo que le confiere, así como de las solicitudes por parte de la autoridad escolar para mantener un antecedente y sustento de todos los requerimientos tanto por parte de la mesa directiva con las autoridades educativas como de las autoridades educativas hacia la mesa directiva.

b)    Establecer un mecanismo de comunicación eficiente y eficaz entre los asociados para dar a conocer e informar de manera pronta y oportuna los requerimientos de emergencia que por parte de las autoridades escolares surgiesen.

c)    Llevar un libro de actas electrónico que se envíe vía e-mail a cada asociado con un plazo no mayor a 5 días después de celebrada la reunión o asamblea con la actualización correspondiente.

d)    Todo asunto deberá someterse a votación para la aprobación o negación por parte de la mayoría de los asociados.

e)    Cualquier reunión aislada de cualquier miembro de la asociación con autoridades escolares, deberá ser informada a todos los demás asociados con detalle de la misma por escrito y de manera electrónica vía e-mail para su conocimiento y aprobación o negación en la siguiente reunión, de tratarse de alguna solicitud, petición o requerimiento por parte de las autoridades escolares, solicitarles que la presenten por escrito como sustento para acciones a realizar y para el archivo de antecedentes antes mencionado.

REGISTRO

I.         Para obtener el registro oficial cada Asociación de Padres de Familia de las escuelas, deberán hacer llegar ante la Coordinación Estatal de Unidades de Atención a Padres de Familia, en un plazo máximo de diez días posterior a la fecha en que se efectuó la reunión para elección de los nuevos miembros de la mesa, original y copia del acta constitutiva, debidamente requisitada. Al asignarse el número oficial de registro, la mesa directiva contará con el reconocimiento que lo facultará para el desempeño de sus funciones.

a)    Los registros serán tramitados por los representantes de las mesas directivas, a través de los Directores de las Escuelas, quienes deberán revisar la documentación y posteriormente turnarlos a la supervisión escolar para requisitarlos con firma y sello.

b)    Una vez registrada la mesa directiva, los miembros de dicha mesa podrán solicitar sus credenciales que los acrediten como tales, las cuales se entregarán gratuitamente en la Coordinación Estatal de Unidades de Atención a Padres de Familia, debiendo entregar fotografía y datos personales.

II.        La Coordinación Estatal de Unidad de Atención a Padres de Familia podrá negar o cancelar el registro, según el caso, por cualquiera de las siguientes causas:

a)    Por incumplimiento de las disposiciones previstas en el artículo 3º de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, a la Ley General de Educación, La Constitución Política Estatal y a este manual.

b)    Por falta de requisitos de la documentación que se presente;

c)    Por falsedad en los documentos que se ofrezcan para el registro;

d)    Por no acatar las disposiciones de la Secretaría de Educación Pública y Cultura, emitidas conforme a este ordenamiento y,

e)    Por clausura o baja del establecimiento escolar.

III.      La Coordinación Estatal de Unidades de Atención a Padres de Familia llevará y mantendrá actualizado el Registro Estatal de las mesas directivas de Asociaciones de Padres de Familia, además de los siguientes documentos:

a)    Los estatutos elaborados por la mesa directiva sujetos a revisión y modificación periódicas;

b)    El Plan de Trabajo, donde se anotarán las distintas actividades a realizar durante cada ciclo escolar y su respectiva calendarización;

c)    Los Informes de Actividades Financieras, que deberán reportarse semestralmente.

En lo que no se oponga a las disposiciones legales y al presente manual, la organización y funcionamiento de dichas Asociaciones se regirá por los acuerdos de los integrantes, los que deberán inscribirse en el Registro Estatal de Asociaciones de Padres de Familia que llevará la Coordinación Estatal de Unidad de Atención a Padres de Familia.

III.      La Secretaría de Educación Pública y/o Cultura dictará acuerdos y expedirá las instrucciones para promover la integración de las Asociaciones y regular su funcionamiento y organización en lo previsto por este manual.

IV.      Las mesas directivas de las Asociaciones de Padres de Familia deberán limitarse a realizar sus labores dentro del marco legal que señala su objeto; se abstendrán de intervenir en los aspectos técnicos, administrativos y laborales de los establecimientos educativos; no efectuarán actividades lucrativas en beneficio de sus asociados y ajustarán su actividad a las previsiones del artículo 3º de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, de la Ley General de Educación y de este manual.

V.        En caso de duda respecto a la interpretación y aplicación del presente manual, el Secretario de Educación Pública y Cultura determinará el criterio que deba prevalecer.

PLAN DE TRABAJO

El Plan de Trabajo debe ser elaborado y ejecutado de manera coordinada por el Comité Directivo de la Asociación de Padres de Familia y el Director de la Escuela.

Este documento se entregará en la Coordinación Estatal de Unidades de Atención a Padres de Familia, junto con el Acta Constitutiva y Acta de Entrega-Recepción, al solicitar el registro oficial del Comité Directivo.

Se deberá anotar en el formato de Plan de Trabajo, en forma breve y concreta las actividades de tipo material y mantenimiento que se pretendan realizar, señalando el mes en que se llevará a cabo la acción.

Para el llenado del formato se recomienda basarse en lo siguiente:

Necesidades prioritarias para el mantenimiento y funcionamiento del establecimiento escolar.

Algunas de las actividades a realizar por el Comité Directivo en este renglón, podrán ser: reparación de instalaciones eléctricas, restauración de mobiliario y equipo de trabajo, pintura del edificio o algún anexo del mismo, trabajos de plomería, albañilería, carpintería, etc., y para que el plantel educativo tenga un mejor funcionamiento, podrán comprar material didáctico, de oficina, equipos deportivos y accesorios para el botiquín.

Actividades económicas en favor del plantel.

Anotar aquí todo tipo de actividades orientadas a reunir fondos para el mejor funcionamiento del Comité Directivo, apoyado por sus asociados. Se basará en: donaciones, aportación de la cuota voluntaria, rifas, kermeses, etc.

Otras actividades.

En este espacio podrán anotar actividades tendientes a impulsar la capacitación para el trabajo y educación de adultos: cursos sobre diferentes oficios, terminación de estudios mediante la educación abierta, etc.

Además, otras actividades para mejorar la salud física y mental de la comunidad escolar, como las siguientes: cursos, seminarios, conferencias sobre, alimentación, nutrición, higiene, alcoholismo, drogadicción, prevención de accidentes, integración familiar, educación sexual.

También podrán anotar: torneos deportivos, campañas ecológicas, etc.

Valida el documento, la firma del presidente del Comité Directivo y Director de la escuela, además de los respectivos sellos.

Se elaborará en original para la Coordinación Estatal de Unidades de Atención a Padres de Familia, con copias para el Comité Directivo, Director de la escuela y Supervisor Escolar.

LIBRO DE ACTAS

Este documento deberá estar autorizado por el director de la escuela.

En él se llevará el debido control de las actas elaboradas donde se haga mención de los acuerdos tomados en las reuniones ordinarias o extraordinarias, ya sea del Comité Directivo con el Director de la escuela, Comité Directivo con Delegados Representantes de Grupo ó en asamblea general.

Dichas actas deberán contar con las firmas de los integrantes del comité asistentes a la reunión y visto bueno del director del plantel. Además podrá anexarse la relación de personas asistentes con su firma.

Se deberá hacer una copia o transcripción electrónica de cada reunión (minuta) y acuerdos para ser enviado con las actualizaciones correspondientes vía correo electrónico a todos los miembros de la asociación y autoridades escolares para dar seguimiento a cada uno de los acuerdos establecidos en las reuniones e informar a la comunidad escolar sobre las acciones a realizar de acuerdo a lo establecido en dicho libro de actas.

LIBRO DE DIARIO Y DE CAJA

El tesorero debe anotar todos los movimientos financieros tales como: cuotas recibidas, donaciones, utilidades por actividades realizadas, y los gastos efectuados, partiendo cada mes del saldo anterior. Únicamente en el mes de septiembre se partirá del saldo del ciclo escolar anterior.

En hojas anexas se pegarán las notas, facturas, recibos y en general todo comprobante de egresos, debidamente requisitados y avalados con las firmas del Presidente, Tesorero y Director de la Escuela.

Todo egreso realizado por el Comité Directivo deberá ampararse con la factura correspondiente e IVA desglosado.

En las comunidades donde no sea posible adquirir factura, se comprobará el egreso con nota de remisión que mínimamente cuente con razón social de la negociación o sello de la misma.

Al registrar cualquier gasto realizado, anote la clave que corresponda al concepto de gastos, luego, para llenar el libro de caja, que no es otra cosa que el concentrado de gastos anotado en el libro de diario, sume las cantidades que correspondan a la misma clave y tendrá globalmente los egresos efectuados.

Este documento será autorizado por el Director de la Escuela.

Valida este documento las firmas del Presidente, Tesorero, Director de la escuela y Supervisor de la Zona.

RECIBOS DE APORTACIONES ECONÓMICAS VOLUNTARIAS

Las aportaciones económicas que reúnan los padres de familia para cumplir sus objetivos, serán captadas y registradas por la mesa directiva en recibos foliados, previamente autorizados por el Director de la Escuela.

Cada recibo deberá llevar las firmas del Presidente y el Tesorero y el sello de la Asociación; en caso de haber aportaciones se anotarán al reverso de cada recibo.

CUENTA BANCARIA

Los fondos recaudados por cualquier concepto se depositarán de inmediato en cuenta bancaria a nombre y beneficio de la Asociación y escuela respectivamente, registrando la firma mancomunada de Presidente y Tesorero; en caso de ser pocos los ingresos o no haber banco cercano, el Tesorero será el depositario responsable llevando el control mediante el libro de caja y diario, bajo la supervisión del presidente y con revisión mensual del Director y supervisor escolar.

INFORMES

La mesa directiva de la Asociación de Padres de Familia presentará informes periódicos de sus actividades a los padres de familia de su comunidad escolar, mínimo dos veces al año en los meses de enero y junio, con copia para la Coordinación Estatal de Unidades de Atención a Padres de Familia.

Es necesario que el Comité Directivo dé a conocer a los delegados de grupo o padres en general, los informes financieros semestrales y una vez aprobados se remitan a la Coordinación Estatal.

ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

El presidente y el tesorero de la mesa directiva saliente entregarán al Presidente y Tesorero electos, la documentación relativa a sus actividades y finanzas.

El Director de la escuela y el Supervisor Escolar serán testigos y darán el visto bueno al acta, cuyo original será para la Coordinación Estatal de Unidades de Atención a Padres de Familia y copias para el director de la escuela, comité directivo de la Asociación de Padres de Familia y supervisor escolar.

COMPROMISO

Yo _______________________________________________ madre, padre o tutor de _________________________________________ por medio de la presente me comprometo a estar pendiente de la recepción y respuesta de documentos, convocatorias a reuniones y/o temas a tratar de manera electrónica a través de una cuenta de e-mail, así como expresar mi voto a favor o en contra de propuestas o puntos de acuerdo para la toma de decisiones al interior de esta Asociación.

Quedando en el entendido que de no participar activamente por este medio en máximo 3 ocasiones, será causa de baja o separación de la Asociación de Padres de Familia debido a que se tomará como inasistencia.

El presente compromiso se deriva de la necesidad de tiempos que requieren nuestros empleos, oficios o actividades económicas a las que nos dediquemos.

Con la firma del presente se garantiza la eficiencia de tiempos y la comunicación entre los mismos asociados, reduciendo así número de reuniones en el ciclo escolar, tiempo de reuniones, temas a tratar, propuestas, discusiones, etc…

México D.F. a _____ de ______________ del año ________.

Firma: _____________________