ESCUELA PRIMARIA DR. MARIANO AZUELA
ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PRESENTACIÓN
Este manual contempla la
necesidad de uniformar criterios y procedimientos para la ejecución de los
proyectos y programas que se emprendan a fin de lograr con mayor calidad y
eficiencia los objetivos y metas planeados en cada una de las reuniones de trabajo de la APF.
MARCO JURIDICO
El presente manual se crea de
conformidad con la Ley General de Educación y el Reglamento oficial de
Asociaciones de Padres de Familia, con el propósito de contar con un
instrumento que sirva de guía en la organización, administración y
funcionamiento de las Asociaciones de Padres de Familia y sus mesas directivas.
El presente documento se
halla conformado de la siguiente manera:
DISPOSICIONES
GENERALES
Se expresa en ellas, la guía
para la organización y funcionamiento de las Asociaciones de Padres de Familia.
OBJETO,
ATRIBUCIONES Y OBLIGACIONES DE LA MESA DIRECTIVA
Establece las facultades de
la mesa directiva en cuanto a representatividad, colaboración, participación en
la asignación, recaudación y aplicación de las aportaciones económicas de los
padres de familia, incluyendo la obligación de rendir información
trimestralmente a sus asociados y a las autoridades correspondientes, cuando
éstas lo soliciten.
CONSTITUCIÓN
O RENOVACIÓN
Indica la fecha en que deben
ser renovadas las mesas directivas en cada escuela, además se anota aquí la
forma correcta de instalar y desarrollar la reunión para la elección de los
nuevos miembros y las indicaciones precisas acerca de quiénes pueden formar
parte de las nuevas mesas directivas. También se contempla en este rubro,
quienes y por qué pueden ser destituidos en su cargo, así como la manera de
nombrar los sustitutos.
FUNCIONES
DE LOS INTEGRANTES DE LA MESA DIRECTIVA
Aquí se delimitan claramente las
funciones y obligaciones de cada uno de los miembros de la mesa directiva.
DERECHOS
Y OBLIGACIONES DE LOS ASOCIADOS
Establece objetivamente las
obligaciones y derechos de cada uno de los miembros de la Asociación de padres
de familia.
FUNCIONAMIENTO
Señala la periodicidad para
efectuar reuniones de trabajo, ya sea de los miembros de
la mesa directiva, con los miembros de la Asociación de Padres de Familia o con representantes de grupo. Asimismo establece la
representación legal de las asociaciones, órganos máximos de gobierno, y manera
de buscar solución a conflictos que surjan dentro de la mesa directiva.
REGISTRO
Aquí se da a conocer el plazo
para tramitar el registro oficial de la Asociación de Padres de Familia, la
documentación que debe presentarse y el conducto
para efectuar dicho trámite. Además se anotan las causas por las cuales puede
ser negado el registro oficial a alguna asociación.
DOCUMENTOS
OFICIALES
ACTA
CONSTITUTIVA
Sirve para recabar la
información de cómo queda integrada la nueva mesa directiva en cada escuela. Se
requiere sea debidamente requisitada con las firmas de los integrantes de la
mesa de debate y autoridades educativas. Al final se anotarán los datos que dan
constancia del registro del acta de constitución.
PLAN
DE TRABAJO
ACTA
DE ENTREGA-RECEPCIÓN
LIBRO
DE ACTAS
LIBRO
DE DIARIO Y DE CAJA
DISPOSICIONES
GENERALES
El presente manual auxiliará
en la organización y funcionamiento de las Asociaciones de Padres de Familia,
que se constituyan en las escuelas de Educación Inicial, Especial, Preescolar,
Primaria y Secundaria, dependientes de la Secretaria de Educación Pública y
Cultura y en las escuelas de este tipo, que la propia Secretaria incorpore con
acuerdo de autorización o de reconocimiento de validez oficial de estudios,
conforme a la Ley General de Educación.
OBJETO,
ATRIBUCIONES Y OBLIGACIONES DE LA MESA DIRECTIVA
DE LAS ASOCIACIONES DE PADRES DE FAMILIA
DE LAS ASOCIACIONES DE PADRES DE FAMILIA
I.
El objeto de la mesa directiva de las Asociaciones de
Padres de Familia será:
a) Representar ante las
autoridades escolares los intereses que en materia educativa sean comunes a los
asociados;
b) Colaborar en el
mejoramiento de la comunidad escolar y proponer a las autoridades las medidas
que estimen conducentes;
c) Participar en la
asignación, recaudación y aplicación de las aportaciones económicas hechas por
los padres de familia, conforme a las actividades señaladas en su plan de
trabajo anual, elaborado coordinadamente con la autoridad escolar
correspondiente responsable.
II.
Todas las
aportaciones solicitadas a los Padres de Familia estarán destinadas para los
siguientes rubros:
a) para el
mejoramiento y/o reparación del edificio, instalaciones mobiliario, y equipos;
b) apoyo a eventos
escolares,
c) adquisición de
artículos de aseo y limpieza,
d) adquisición de
papelería y artículos de oficina y
e) adquisición de
material didáctico y deportivo;
son de carácter estrictamente
voluntario y deberán ser ingresadas por la Tesorería a más tardar al siguiente
día hábil en la cuenta bancaria de la Asociación de Padres de Familia. Este
punto debe ser auditado por el presidente de la Asociación de Padres de
familia.
III.
En la primera
reunión de trabajo de un nuevo Ciclo Escolar, la Mesa Directiva de la
Asociación de Padres de Familia, deberá establecer el importe de la Cuota Anual
Voluntaria, considerando que sea suficiente para el financiamiento de los
trabajos a desarrollar debidamente planeados durante el Ciclo Escolar Anterior.
IV.
La Mesa Directiva
está facultada para solicitar aportaciones especiales a los Padres de Familia
para llevar a cabo actividades de Limpieza y Mantenimiento de los salones de
clase y para financiar eventos especiales que incrementen los fondos recaudados
para el cumplimiento de las actividades consideradas en el Plan de Trabajo del
Ciclo Escolar vigente.
V.
La tesorería es
responsable de llevar un control de ingresos y egresos, de estas recaudaciones,
el dinero sobrante deberá ser ingresado en la cuenta bancaria de la Asociación
de Padres de Familia bajo el concepto Donativos para el primer caso y de ingresos
por eventos autorizados para el segundo caso. Este punto debe ser auditado por el presidente de la Asociación de
Padres de familia.
VI.
Otras aportaciones que
por cualquier concepto se recauden antes de que se lleve a cabo la renovación
de la mesa directiva, quedarán bajo la responsabilidad de la mesa directiva en
funciones, procurando no hacer una inversión total del dinero recaudado para
así facilitar a la mesa directiva entrante, el cumplimiento de los gastos extraordinarios
en los rubros de:
a) adquisición de
artículos de aseo y limpieza y
b) adquisición de
papelería y artículos de oficina; realizados para la preparación del nuevo
Ciclo Escolar y otras contempladas en su plan de trabajo anual.
La mesa directiva
entrante iniciará su gestión tomando como base el saldo del ejercicio anterior.
Las aportaciones captadas al inicio del ciclo escolar por la mesa directiva
saliente, deberán ser ingresadas en la cuenta bancaria de la Asociación de
Padres de Familia y entregadas a la mesa directiva entrante y en caso de
haberse invertido, entregar los comprobantes de gastos debidamente requisitados
y registrados en los Libros de Ingresos, Egresos y el Libro Contable, junto con
el saldo existente a la fecha de la entrega-recepción.
VII. Para el cumplimiento
de su objeto las mesas directivas de las Asociaciones de Padres de Familia
tendrán las siguientes atribuciones y obligaciones:
a) Colaborar con las
autoridades e instituciones educativas en las actividades que éstas realicen;
b) Proponer y promover,
en coordinación con los directores de las escuelas, las acciones y obras
necesarias para el mejoramiento de los establecimientos escolares y su
funcionamiento.
c) Fomentar la relación
entre los maestros, los educandos y los propios padres de familia, para un
mejor aprovechamiento de los alumnos y del cumplimiento de los planes y
programas educativos.
d) Propiciar el
establecimiento de centros y servicios de promoción y asesoría de educación
para adultos y actividades de capacitación para el trabajo, buscando con ello,
mejorar la vida familiar y social de sus asociados, así como su situación en el
empleo, en el ingreso y en la producción.
e) Proporcionar a la
Secretaría de Educación Pública y Cultura, toda información que éstos
soliciten.
f) Cooperar en los
programas de promoción para la salud y participar coordinadamente con las
autoridades competentes en las acciones que éstas realicen para mejorar la
salud física y mental de los educandos, la detección y previsión de los
problemas de aprendizaje y el mejoramiento del medio ambiente.
g) Rendir informes
trimestralmente de sus actividades y movimientos financieros a los
representantes de grupo o a la asamblea de padres de familia.
h) Convocar a las
asambleas ordinarias y/o extraordinarias.
i) Cumplir y hacer cumplir
los acuerdos de las asambleas.
j) Las demás que les
confieren el reglamento de las asociaciones de padres de familia, el propio
manual de procedimientos y los estatutos de la asociación.
k) Las atribuciones y
obligaciones que anteceden se ejercerán en forma coordinada con los Directores
de las Escuelas, asumiendo cada quien su responsabilidad acorde a la función
que desempeña, para esto, las mesas directivas deberán abstenerse de intervenir
en los aspectos técnicos, administrativos y laborales de las escuelas.
l) Llevar de manera
escrita un archivo de todo lo que le confiere, así como de las solicitudes por
parte de la autoridad escolar para mantener un antecedente y sustento de todos
los requerimientos tanto por parte de la mesa directiva con las autoridades educativas
como de las autoridades educativas hacia la mesa directiva.
m) Establecer un
mecanismo de comunicación eficiente y eficaz entre los asociados para dar a
conocer e informar de manera pronta y oportuna los requerimientos de emergencia
que por parte de las autoridades escolares surgiesen.
n) Llevar un libro de
actas electrónico que se envíe vía e-mail a cada asociado con un plazo no mayor
a 5 días después de celebrada la reunión o asamblea con la actualización
correspondiente.
o) Todo asunto deberá
someterse a votación para la aprobación o negación por parte de la mayoría de
los asociados.
p) Cualquier reunión
aislada de cualquier miembro de la asociación con autoridades escolares, deberá
ser informada a todos los demás asociados con detalle de la misma por escrito y
de manera electrónica vía e-mail para su conocimiento y aprobación o negación
en la siguiente reunión, de tratarse de alguna solicitud, petición o
requerimiento por parte de las autoridades escolares, solicitarles que la
presenten por escrito como sustento para acciones a realizar y para el archivo
de antecedentes antes mencionado.
CONSTITUCIÓN
O RENOVACIÓN
I.
Las mesas directivas de las Asociaciones de Padres de
Familia deberán constituirse, renovarse, reestructurarse y registrarse de
conformidad con la Ley General de Educación y el reglamento oficial vigente de
Asociaciones de Padres de Familia.
II.
En cada establecimiento de Educación Inicial,
Especial, Preescolar, Primaria y Secundaria, dependiente de la Secretaría de
Educación Pública y Cultura y en los que la propia Secretaría autorice,
reconozca o registre conforme a la ley deberá constituirse una Asociación
integrada por los padres de familia, tutores; o quienes ejerzan la patria
potestad, misma que se renovará anualmente, no en su totalidad, sino en el 50%
de sus integrantes.
III.
Los padres de familia, los tutores, o quienes ejerzan
la patria potestad debidamente acreditada por resolución judicial, tendrán
derecho de formar parte de la mesa directiva de las Asociaciones a que se
refiere el presente manual.
IV.
En los locales en que existan dos o más escuelas, se
organizara una Asociación de Padres de Familia por cada institución educativa.
Si éstas tienen más turnos, se constituirá una Asociación con su respectiva
mesa directiva en cada turno.
V.
En el caso de las escuelas particulares incorporadas
a la Secretaría de Educación Pública y Cultura donde funcionen distintos
niveles educativos (preescolar, primaria y secundaria) en el mismo local, podrá
nombrarse una sola mesa directiva representante de los diferentes niveles.
VI.
El nombramiento de la mesa directiva de la Asociación
será en asamblea general o, a juicio de sus integrantes, a través de
representantes de grupo designados como sigue: en las escuelas de 6 o más
grupos, el director nombrará un maestro responsable por cada grupo, cuya
responsabilidad será citar a los padres de familia del grupo asignado y
presidir la reunión donde se elegirán los representantes de cada grupo, dando a
conocer los puestos que por reglamento corresponde cambiar, conforme al siguiente
criterio:
De 6 a 9 grupos: 5
representantes de grupo
De 10 a 12 grupos: 4
representantes de grupo
De 13 a 24 grupos: 3
representantes de grupo
De 25 a 36 grupos: 2
representantes de grupo
VII. Las funciones de los
delegados serán:
a)
Participar en la reunión convocada por el director de
la escuela para la elección de las personas que ocuparán los puestos que por
reglamento corresponde cambiar;
b)
Apoyar a la mesa directiva en las acciones que
realice.
c)
Asistir a las reuniones a que convoque la mesa directiva.
d)
Servir de enlace entre la mesa directiva y los padres
de familia del grupo que representa.
VIII. La duración de las
funciones de los delegados representantes de grupo será un ciclo escolar.
IX.
Los directores de las escuelas convocarán a los integrantes
de las Asociaciones de Padres de Familia o a los delegados representantes de
grupo, en los primeros quince días del mes de mayo para someter a votación los
puestos de la mesa directiva que entrarán en vigencia el siguiente ciclo
escolar, para que dentro de los primeros 15 días hábiles siguientes a la
iniciación del ciclo escolar, reunidos en asamblea, constituyan o renueven la
mesa directiva de forma oficial, levantándose el acta correspondiente
debidamente requisitada con las firmas que dan legalidad al acto de elección
llevado a cabo en el mes de mayo anterior.
X.
En la asamblea que se celebre para constituir o
renovar las mesas directivas, se nombrará una mesa de debates, integrada por un
presidente que se encargará de dirigir el proceso de elección; un secretario
que será el responsable de levantar el acta correspondiente y recabar firmas; y
3 escrutadores que se encargarán del conteo de votos para cada persona
propuesta. Se declararán electos quienes obtengan mayoría de votos.
XI.
Las personas que integren la mesa de debates podrán
ser electas para ocupar cualquier puesto de los que corresponde renovar en la
mesa directiva.
XII. El presidente de la
mesa de debates, se convierte en la máxima autoridad de la asamblea, está
facultado para sancionar los resultados de la misma, inclusive cuenta con la
autoridad suficiente para hacer abandonar el recinto a quien o a quienes altere
el orden.
XIII. La autoridad y
responsabilidad conferida a los integrantes de la mesa de debates, termina al
constituirse o renovarse la mesa directiva y dar fe con su firma en los
documentos oficiales.
XIV. Podrán constituirse
Asociaciones Regionales de Padres de Familia cuando la Secretaría de Educación
Pública así lo establezca y señale las circunscripciones territoriales
respectivas.
XV. Las mesas directivas
se integrarán en la forma siguiente: un Presidente, un Vicepresidente, un
Secretario, un Tesorero y doce Vocales.
XVI. Las mesas directivas
se elegirán por dos años y se renovará anualmente la mitad de sus miembros, con
excepción de las Escuelas de Educación Inicial, Especial y Preescolar que
durarán en su encargo un año.
a.
Si al momento de
constituir o renovar la mesa directiva de la Asociación de Padres de Familia de
la escuela se presentaran casos de renuncia, destitución, cambio de domicilio,
no tener hijos en la escuela o defunción de alguno de los miembros de la mesa directiva,
se elegirá a la persona que lo sustituya y durará en su gestión únicamente el
resto del año en curso, considerándose como interino.
b. Si en el transcurso del ciclo escolar se presenta alguna
renuncia, destitución o se abandona el cargo para el que hubiere sido electo por
parte de cualquier miembro de la mesa directiva, los sustitutos serán electos por la
asamblea de representantes de grupo o por la asamblea general, salvo el caso
del Presidente, que será sustituido por el Vicepresidente.
c. Quienes resultasen
electos, durarán en sus funciones el resto del tiempo que le quedara a quien
sustituye.
d. Para un nuevo periodo
no serán admitidas las candidaturas de personas que ocupen puestos en las mesas
directivas de las Asociaciones con igual representación, incluyendo quienes
ocuparon un puesto de manera interina.
e. El Presidente y el
Tesorero de las mesas directivas salientes, deberán entregar a los nuevos
Presidentes y Tesoreros electos, la documentación comprobatoria de ingresos y
egresos manejados durante su gestión y la información contable y de trabajo
conforme a las normas que expida la Secretaría de Educación Pública y Cultura.
f. Para cumplir con el
acto de Entrega-Recepción de documentos, el Director de la Escuela se encargará
de citar al Presidente y Tesorero salientes, así como a la directiva entrante,
solicitando además la presencia del supervisor de la zona ó su representante.
Deberá requisitarse debidamente el acta de Entrega-Recepción de documentos con
las firmas de los participantes en la reunión.
g. Los formatos
oficiales (Acta Constitutiva, Plan de Trabajo, Acta de Entrega-Recepción de
Documentos), deberán ser entregados oportunamente a cada establecimiento escolar
por la Coordinación Estatal de Unidades de Atención a Padres de Familia.
FUNCIONES
DE LOS INTEGRANTES DE LA MESA DIRECTIVA
I.
Los integrantes de las mesas directivas tendrán los
siguientes derechos y obligaciones:
1.
Del Presidente:
a) Presidir las
asambleas;
b) Representar a la
Asociación ante las autoridades escolares y educativas;
c) Elaborar de común
acuerdo con el director de la escuela y demás miembros de la mesa, el plan de
trabajo;
d) Cumplir y hacer cumplir los acuerdos y objetivos aprobados en las asambleas
generales, o de representantes de grupo;
e) Firmar junto con el
Secretario toda la correspondencia elaborada por la asociación;
f)
Firmar junto con
Tesorero todos los cheques emitidos contra la cuenta de la Asociación de Padres
de Familia y todos los recibos expedidos a los padres de familia por el Pago de
Cuota Voluntaria;
g)
Una vez terminado su
mandato, entregar conjuntamente con el tesorero, toda la documentación generada
durante el ejercicio de su función incluyendo los Libros Contables,
transfiriendo la cuenta bancaria a los nuevos responsables de la Tesorería y al
nuevo Presidente.
h)
En caso de empate en
una votación, cuenta con voto de calidad.
2.
Del Vicepresidente:
a) Apoyar las tareas del
Presidente coordinar las actividades de la
asociación a indicación de éste;
b) Gozará de voz y voto.
c) Entregará su cargo al
nuevo Vicepresidente al terminar su gestoría.
3.
Del Secretario:
a) Convocar a las
asambleas ordinarias y extraordinarias; previamente acordadas, por la mesa
directiva y el director del plantel.
b) Asentar en el libro
de actas todas las iniciativas y propuestas que surjan de la mesa directiva, de
las asambleas generales, o de representantes de grupo;
c) Llevar el archivo y
conservar actualizado el registro de los miembros de la Asociación, incluyendo
la relación de los representantes de grupo.
d) Entregar al término
de su gestoría, la documentación y sello que estuvo bajo su custodia.
e)
Enviar por correo
electrónico a todos los asociados los acuerdos tomados en cada reunión de
trabajo.
4.
Del Tesorero:
a) Tener al corriente la
documentación contable. (Comprobantes de ingresos y egresos);
b) Extender y firmar los
recibos correspondientes que acrediten el pago de las aportaciones voluntarias;
c) Depositar, a más
tardar al día hábil siguiente en la cuenta bancaria, a nombre de la Asociación,
las recaudaciones efectuadas;
d) Atender, junto con el
Presidente y Director, las necesidades prioritarias de la escuela de acuerdo
con los recursos disponibles;
e) Informar
trimestralmente a la Asociación el estado financiero;
f) Elaborar inventario
pormenorizado de los bienes de la asociación y entregar al término de su
gestoría al nuevo Tesorero los documentos y fondos que estuvieron bajo su
custodia.
5.
De los Vocales:
a) Auxiliar a los
representantes de los grupos llevando a la mesa directiva las necesidades y
peticiones requeridas para darles solución inmediata.
b) Apoyar al Tesorero
reuniendo las aportaciones voluntarias de los padres entregando los recibos
correspondientes;
c) Citar a los padres, a
través de los representantes de grupo, a las reuniones que sean necesarias para
atender las actividades de la Asociación.
II.
Para el cumplimento de su objeto en los términos
previstos en este reglamento, las mesas directivas de las Asociaciones de
Padres de Familia de las escuelas, tratarán sus problemas, propuestas de
soluciones y ofertas de colaboración, con los respectivos Directores de las
Escuelas, Supervisores Escolares, Jefes de Sector y demás autoridades
educativas.
III.
En caso de detectarse malos manejos de los ingresos captados
por la mesa directiva o Director de la escuela, se procederá a solicitar por
escrito y avalado con la firma de representante de grupo o padres de familia
ante la Coordinación Estatal de Unidades de Atención a Padres de Familia, la
realización de una revisión contable. Una vez efectuada dicha revisión y
comprobada la desviación de recursos, se turnará a la autoridad judicial
correspondiente.
Si algún miembro de la mesa
directiva fuera desconocido o destituido de su cargo por actos de deshonestidad
o violación al presente reglamento, quedará inhabilitado para formar parte de
la mesa directiva del mismo plantel.
DERECHOS
Y OBLIGACIONES DE LOS ASOCIADOS
I.
Son derechos y obligaciones de los miembros de las
asociaciones de padres de familia:
a) Solicitar la
intervención de la mesa directiva de la Asociación, para el planteamiento, ante
las autoridades escolares competentes, de problemas relacionados con la
educación de sus hijos, pupilos o representados;
b) Ejercer el voto en
las asambleas;
c) Ser electos para
formar parte de las mesas directivas;
d) Cooperar para el
mejor funcionamiento de las mesas directivas de las Asociaciones;
e) Participar en
actividades de educación para adultos que emprendan las mesas directivas.
f) Colaborar, a
solicitud de las autoridades escolares, en las actividades culturales y
sociales que se realicen en los planteles;
g) Desempeñar las
comisiones que les sean conferidas en las asambleas;
h) Participar, de
acuerdo con los educadores, en el tratamiento de los problemas de conducta y de
aprendizaje de sus hijos, pupilos o representados;
i) Cumplir con las
obligaciones que, en el ejercicio de la patria potestad o tutela, les señalen
las disposiciones legales correspondientes.
II.
Los asociados podrán ser suspendidos en sus derechos
cuando así lo determine la asamblea de padres de familia, por infracciones
graves al presente manual y/o a los estatutos de las Asociaciones. Después de
haber sido oído conforme a derecho, lo que tuvieran que alegar en su defensa y,
a la vez, podrán ser restablecidos en sus derechos por acuerdo de las propias
asambleas.
Igualmente, se suspenderán
sus derechos a los tutores, cuando dejen de ejercer la patria potestad por
resolución judicial debidamente ejecutoriada.
Se aclara que se suspenden
los derechos de los padres pero jamás el de sus hijos o representados.
FUNCIONAMIENTO
I.
Son órganos máximos de gobierno de las Asociaciones
de Padres de Familia:
a)
La asamblea general de las Asociaciones de cada
Escuela;
b) La reunión de
representantes de grupo.
II.
Los acuerdos tomados por las instancias anteriores
tendrán validez legal, siempre y cuando no contravengan lo estipulado en este
manual.
III.
El quórum de las asambleas y de las mesas directivas
se integrará con la mayoría de sus miembros, (la mitad más uno)
IV.
La persona que se encuentre registrada en el padrón
oficial de integrantes de la Asociación de Padres de Familia será la única que
tendrá derecho a ejercer su voto en las asambleas.
V.
Los acuerdos de los órganos de gobierno de las
Asociaciones de Padres de Familia se tomarán por mayoría de votos. En caso de
empate el Presidente tendrá voto de calidad.
VI.
Las asambleas de las Asociaciones de Padres de
Familia de las escuelas, constituidas por representantes de grupo ó por los
miembros de la propia asociación, se reunirán para conocer los siguientes
asuntos:
a)
Elegir
a los integrantes de las mesas directivas que los representen.
b)
Elaborar
y aprobar sus estatutos y las modificaciones a los mismos;
c)
Sancionar
los informes de los representantes de las Asociaciones;
d)
Decidir
sobre la suspensión y restablecimiento de los derechos de los asociados;
e)
Resolver
los demás asuntos que, de acuerdo con el objeto de las Asociaciones de Padres
de Familia, sometan a su consideración los asociados y,
f)
Designar
a un mandatario especial para que se apersone en nombre de la Asociación de
Padres de Familia a interponer querellas y/o denuncias en contra de aquellas
personas que ejecuten actos tendientes a menoscabar el patrimonio de dicha
Asociación.
VII.
Las asambleas sesionarán en forma ordinaria dos veces
al año, cuando menos y, extraordinaria, cuando así lo solicite por escrito a la
mesa directiva como mínimo, una cuarta parte de los miembros de la Asociación o
igual cantidad de representantes de grupo.
VIII.
Las mesas directivas celebrarán sesiones ordinarias
cada dos meses y extraordinarias cuando las convoque su Presidente o lo
soliciten por escrito cuando menos, cuatro de sus miembros.
IX.
La representación legal de las asociaciones de padres
de familia a que se refiere este manual, recaerá;
a) Mancomunadamente, en
el Presidente y el Tesorero de la mesa directiva en todos los asuntos que
impliquen manejo de fondos y, en general, cualquier acto de dominio, debiendo
avalar con sus firmas todo comprobante de egresos;
b) En el Presidente de
la mesa directiva en los demás casos, si es que la Asociación no hubiere
establecido algún mandatario especial y,
c) En los mandatarios
que para efectos específicos designe la propia Asociación.
X.
Los Directores de las Escuelas, Supervisores
Escolares y Jefes de Sector, en su caso, podrán participar, únicamente en
calidad de asesores y cooperarán con las asociaciones para el mejor
cumplimiento de los objetivos planeados de acuerdo con las instrucciones que
reciban de la Secretaría de Educación Pública y Cultura o de los Servicios de
Educación Pública Descentralizada del Estado por conducto
de las autoridades competentes.
XI.
Cuando se presente un conflicto entre los miembros de
la Asociación de Padres de Familia de la escuela, en primera instancia, se
planteará y tratará de resolver internamente (a nivel mesa directiva, asamblea,
o con representantes de grupo). En caso de no resolverse el problema, en una
segunda instancia se recurrirá al Director de la Escuela, Supervisor de la Zona
o al Jefe del Sector y como última instancia se recurrirá a la Coordinación
Estatal de Unidades de Atención a Padres de Familia, donde de no resolverse, se
turnará al área educativa correspondiente y conjuntamente se llevará el
seguimiento de la problemática planteada hasta lograr su solución.
XII.
Los trabajos que desarrollen los miembros de la mesa
directiva y los representantes de las Asociaciones de Padres de Familia serán
honoríficos y, en consecuencia, no remunerados.
XIII.
Las mesas directivas de las Asociaciones de Padres de
Familia, conjuntamente con el Director de la Escuela, elaborarán sus estatutos,
siempre de acuerdo al reglamento de las Asociaciones de Padres de Familia y al
presente manual, mismos que deberán darse a conocer a los integrantes de la
Asociación para su conocimiento, aprobación y posibles modificaciones. Además,
deberán ser turnados (en original y tres copias) a la Coordinación Estatal de
Unidades de Atención a Padres de Familia para su registro oficial.
a) Los estatutos se
elaborarán una sola vez.
b) Contarán con un plazo
de 6 meses posterior a la toma de posesión de la nueva mesa directiva para
tramitar su registro.
c) Estos documentos
deberán formar parte del archivo de la Asociación y se entregará a cada mesa
entrante.
XIV.
El domicilio legal de las mesas directivas de las
Asociaciones de Padres de Familia de las escuelas, será el mismo que el del
establecimiento escolar en que estén constituidas.
XV.
Procedimientos de comunicación interna.
a)
Llevar de manera escrita un archivo de todo lo que le
confiere, así como de las solicitudes por parte de la autoridad escolar para
mantener un antecedente y sustento de todos los requerimientos tanto por parte
de la mesa directiva con las autoridades educativas como de las autoridades
educativas hacia la mesa directiva.
b)
Establecer un mecanismo de comunicación eficiente y
eficaz entre los asociados para dar a conocer e informar de manera pronta y
oportuna los requerimientos de emergencia que por parte de las autoridades
escolares surgiesen.
c)
Llevar un libro de actas electrónico que se envíe vía
e-mail a cada asociado con un plazo no mayor a 5 días después de celebrada la
reunión o asamblea con la actualización correspondiente.
d)
Todo asunto deberá someterse a votación para la
aprobación o negación por parte de la mayoría de los asociados.
e)
Cualquier reunión aislada de cualquier miembro de la
asociación con autoridades escolares, deberá ser informada a todos los demás
asociados con detalle de la misma por escrito y de manera electrónica vía
e-mail para su conocimiento y aprobación o negación en la siguiente reunión, de
tratarse de alguna solicitud, petición o requerimiento por parte de las
autoridades escolares, solicitarles que la presenten por escrito como sustento
para acciones a realizar y para el archivo de antecedentes antes mencionado.
REGISTRO
I.
Para obtener el registro oficial cada Asociación de
Padres de Familia de las escuelas, deberán hacer llegar ante la Coordinación
Estatal de Unidades de Atención a Padres de Familia, en un plazo máximo de diez
días posterior a la fecha en que se efectuó la reunión para elección de los nuevos
miembros de la mesa, original y copia del acta constitutiva, debidamente
requisitada. Al asignarse el número oficial de registro, la mesa directiva
contará con el reconocimiento que lo facultará para el desempeño de sus
funciones.
a) Los registros serán tramitados
por los representantes de las mesas directivas, a través de los Directores de
las Escuelas, quienes deberán revisar la documentación y posteriormente
turnarlos a la supervisión escolar para requisitarlos con firma y sello.
b) Una vez registrada la
mesa directiva, los miembros de dicha mesa podrán solicitar sus credenciales
que los acrediten como tales, las cuales se entregarán gratuitamente en la
Coordinación Estatal de Unidades de Atención a Padres de Familia, debiendo
entregar fotografía y datos personales.
II.
La Coordinación Estatal de Unidad de Atención a
Padres de Familia podrá negar o cancelar el registro, según el caso, por
cualquiera de las siguientes causas:
a) Por incumplimiento de
las disposiciones previstas en el artículo 3º de la Constitución Política de
los Estados Unidos Mexicanos, a la Ley General de Educación, La Constitución
Política Estatal y a este manual.
b) Por falta de
requisitos de la documentación que se presente;
c) Por falsedad en los
documentos que se ofrezcan para el registro;
d) Por no acatar las
disposiciones de la Secretaría de Educación Pública y Cultura, emitidas
conforme a este ordenamiento y,
e) Por clausura o baja
del establecimiento escolar.
III. La Coordinación
Estatal de Unidades de Atención a Padres de Familia llevará y mantendrá
actualizado el Registro Estatal de las mesas directivas de Asociaciones de
Padres de Familia, además de los siguientes documentos:
a) Los estatutos
elaborados por la mesa directiva sujetos a revisión y modificación periódicas;
b) El Plan de Trabajo,
donde se anotarán las distintas actividades a realizar durante cada ciclo
escolar y su respectiva calendarización;
c) Los Informes de
Actividades Financieras, que deberán reportarse semestralmente.
En lo que no se oponga a las disposiciones legales y al presente manual,
la organización y funcionamiento de dichas Asociaciones se regirá por los
acuerdos de los integrantes, los que deberán inscribirse en el Registro Estatal
de Asociaciones de Padres de Familia que llevará la Coordinación Estatal de
Unidad de Atención a Padres de Familia.
III.
La Secretaría de
Educación Pública y/o Cultura dictará acuerdos y expedirá las instrucciones
para promover la integración de las Asociaciones y regular su funcionamiento y
organización en lo previsto por este manual.
IV.
Las mesas directivas
de las Asociaciones de Padres de Familia deberán limitarse a realizar sus
labores dentro del marco legal que señala su objeto; se abstendrán de
intervenir en los aspectos técnicos, administrativos y laborales de los
establecimientos educativos; no efectuarán actividades lucrativas en beneficio
de sus asociados y ajustarán su actividad a las previsiones del artículo 3º de
la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, de la Ley General de
Educación y de este manual.
V.
En caso de duda respecto
a la interpretación y aplicación del presente manual, el Secretario de
Educación Pública y Cultura determinará el criterio que deba prevalecer.
PLAN DE TRABAJO
El Plan de Trabajo debe ser
elaborado y ejecutado de manera coordinada por el Comité Directivo de la
Asociación de Padres de Familia y el Director de la Escuela.
Este documento se entregará
en la Coordinación Estatal de Unidades de Atención a Padres de Familia, junto
con el Acta Constitutiva y Acta de Entrega-Recepción, al solicitar el registro
oficial del Comité Directivo.
Se deberá anotar en el
formato de Plan de Trabajo, en forma breve y concreta las actividades de tipo
material y mantenimiento que se pretendan realizar, señalando el mes en que se
llevará a cabo la acción.
Para el llenado del formato
se recomienda basarse en lo siguiente:
Necesidades prioritarias para el mantenimiento y
funcionamiento del establecimiento escolar.
Algunas de las actividades a
realizar por el Comité Directivo en este renglón, podrán ser: reparación de instalaciones
eléctricas, restauración de mobiliario y equipo de trabajo, pintura del
edificio o algún anexo del mismo, trabajos de plomería, albañilería,
carpintería, etc., y para que el plantel educativo tenga un mejor
funcionamiento, podrán comprar material didáctico, de oficina, equipos
deportivos y accesorios para el botiquín.
Actividades económicas en favor del plantel.
Anotar aquí todo tipo de
actividades orientadas a reunir fondos para el mejor funcionamiento del Comité
Directivo, apoyado por sus asociados. Se basará en: donaciones, aportación de
la cuota voluntaria, rifas, kermeses, etc.
Otras actividades.
En este espacio podrán anotar
actividades tendientes a impulsar la capacitación para el trabajo y educación
de adultos: cursos sobre diferentes oficios, terminación de estudios mediante
la educación abierta, etc.
Además, otras actividades
para mejorar la salud física y mental de la comunidad escolar, como las
siguientes: cursos, seminarios, conferencias sobre, alimentación, nutrición,
higiene, alcoholismo, drogadicción, prevención de accidentes, integración
familiar, educación sexual.
También podrán
anotar: torneos deportivos, campañas ecológicas, etc.
Valida el documento, la firma
del presidente del Comité Directivo y Director de la escuela, además de los
respectivos sellos.
Se elaborará en original para
la Coordinación Estatal de Unidades de Atención a Padres de Familia, con copias
para el Comité Directivo, Director de la escuela y Supervisor Escolar.
LIBRO
DE ACTAS
Este documento deberá estar
autorizado por el director de la escuela.
En él se llevará el debido
control de las actas elaboradas donde se haga mención de los acuerdos tomados
en las reuniones ordinarias o extraordinarias, ya sea del Comité Directivo con
el Director de la escuela, Comité Directivo con Delegados Representantes de
Grupo ó en asamblea general.
Dichas actas deberán contar
con las firmas de los integrantes del comité asistentes a la reunión y visto
bueno del director del plantel. Además podrá anexarse la relación de personas
asistentes con su firma.
Se deberá hacer una copia o
transcripción electrónica de cada reunión (minuta) y acuerdos para ser enviado
con las actualizaciones correspondientes vía correo electrónico a todos los
miembros de la asociación y autoridades escolares para dar seguimiento a cada
uno de los acuerdos establecidos en las reuniones e informar a la comunidad escolar
sobre las acciones a realizar de acuerdo a lo establecido en dicho libro de
actas.
LIBRO
DE DIARIO Y DE CAJA
El tesorero debe anotar todos
los movimientos financieros tales como: cuotas recibidas, donaciones,
utilidades por actividades realizadas, y los gastos efectuados, partiendo cada
mes del saldo anterior. Únicamente en el mes de septiembre se partirá del saldo
del ciclo escolar anterior.
En hojas anexas se pegarán
las notas, facturas, recibos y en general todo comprobante de egresos,
debidamente requisitados y avalados con las firmas del Presidente, Tesorero y
Director de la Escuela.
Todo egreso realizado por el
Comité Directivo deberá ampararse con la factura correspondiente e IVA
desglosado.
En las comunidades donde no
sea posible adquirir factura, se comprobará el egreso con nota de remisión que
mínimamente cuente con razón social de la negociación o sello de la misma.
Al registrar cualquier gasto
realizado, anote la clave que corresponda al concepto de gastos, luego, para
llenar el libro de caja, que no es otra cosa que el concentrado de gastos
anotado en el libro de diario, sume las cantidades que correspondan a la misma
clave y tendrá globalmente los egresos efectuados.
Este documento será
autorizado por el Director de la Escuela.
Valida este documento las
firmas del Presidente, Tesorero, Director de la escuela y Supervisor de la
Zona.
RECIBOS
DE APORTACIONES ECONÓMICAS VOLUNTARIAS
Las aportaciones económicas
que reúnan los padres de familia para cumplir sus objetivos, serán captadas y
registradas por la mesa directiva en recibos foliados, previamente autorizados
por el Director de la Escuela.
Cada recibo deberá llevar las
firmas del Presidente y el Tesorero y el sello de la Asociación; en caso de
haber aportaciones se anotarán al reverso de cada recibo.
CUENTA
BANCARIA
Los fondos recaudados por
cualquier concepto se depositarán de inmediato en cuenta bancaria a nombre y
beneficio de la Asociación y escuela respectivamente, registrando la firma
mancomunada de Presidente y Tesorero; en caso de ser pocos los ingresos o no
haber banco cercano, el Tesorero será el depositario responsable llevando el
control mediante el libro de caja y diario, bajo la supervisión del presidente
y con revisión mensual del Director y supervisor escolar.
INFORMES
La mesa directiva de la
Asociación de Padres de Familia presentará informes periódicos de sus
actividades a los padres de familia de su comunidad escolar, mínimo dos veces
al año en los meses de enero y junio, con copia para la Coordinación Estatal de
Unidades de Atención a Padres de Familia.
Es necesario que el Comité
Directivo dé a conocer a los delegados de grupo o padres en general, los
informes financieros semestrales y una vez aprobados se remitan a la
Coordinación Estatal.
ACTA
DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
El presidente y el tesorero
de la mesa directiva saliente entregarán al Presidente y Tesorero electos, la
documentación relativa a sus actividades y finanzas.
El Director de la escuela y
el Supervisor Escolar serán testigos y darán el visto bueno al acta, cuyo
original será para la Coordinación Estatal de Unidades de Atención a Padres de
Familia y copias para el director de la escuela, comité directivo de la
Asociación de Padres de Familia y supervisor escolar.
COMPROMISO
Yo _______________________________________________
madre, padre o tutor de _________________________________________ por medio de
la presente me comprometo a estar pendiente de la recepción y respuesta de
documentos, convocatorias a reuniones y/o temas a tratar de manera electrónica
a través de una cuenta de e-mail, así como expresar mi voto a favor o en contra
de propuestas o puntos de acuerdo para la toma de decisiones al interior de esta
Asociación.
Quedando en el entendido que de no participar
activamente por este medio en máximo 3 ocasiones, será causa de baja o
separación de la Asociación de Padres de Familia debido a que se tomará como
inasistencia.
El presente compromiso se deriva de la necesidad de
tiempos que requieren nuestros empleos, oficios o actividades económicas a las
que nos dediquemos.
Con la firma del presente se garantiza la eficiencia de
tiempos y la comunicación entre los mismos asociados, reduciendo así número de
reuniones en el ciclo escolar, tiempo de reuniones, temas a tratar, propuestas,
discusiones, etc…
México D.F. a _____ de ______________ del año ________.
Firma: _____________________
